Política de governança del portal de la UOC

Aquest espai vol explicar a què ens referim quan parlem del portal de la UOC, quins són els seus objectius estratègics i quines són les seves audiències principals.

També vol fer difusió del model de governança del portal, que es fonamenta en tres pilars: els comitès de seguiment, els rols i les responsabilitats, i els circuits i els criteris per a la publicació web.

1. Principis generals: què és i per a què serveix?

D'acord amb la seva missió, el portal de la UOC és la nostra principal plataforma de fidelització i de comunicació amb totes les nostres audiències externes a escala global, així com l'eina de difusió del nostre coneixement acadèmic. Proporciona continguts rellevants i una excel·lent experiència d'usuari representatius de la visió pionera, accessible i transformadora de la Universitat.

Tots els continguts que la Universitat ofereix sota el domini uoc.edu (webs, subportals, blogs i revistes divulgatives) configuren el portal extern de la UOC.

El portal és part d'un ecosistema digital: a més del gestor de continguts, hi ha moltes altres eines i plataformes que contribueixen a l'experiència digital de tots els nostres públics, eines d'analítica, gestió de relació amb els clients (CRM), anàlisi de perfils (profiling) i matrícula, intranet, xarxes socials, etc.

Els continguts del portal han de respondre al que els nostres usuaris necessiten i s'han de presentar de tal manera que els siguin fàcils d'entendre i els ajudin a assolir els objectius.


2. Objectius estratègics


  • Posicionament: el portal és la principal plataforma de presentació de la UOC i ha de garantir una experiència d'usuari excel·lent.
  • Visibilitat, abast, difusió: les estratègies SEO i SEM associades al portal ens donen visibilitat i abast a escala global. Blogs i revistes digitals difonen el coneixement generat per la UOC.
  • Acció comercial: la secció Estudia a la UOC actua com a catàleg d'oferta formativa i canal fonamental en la captació i conversió de leads.
  • Captació de talent: els continguts i l'experiència del portal han de ser coherents amb la nostra missió, visió i manera de treballar, la qual cosa contribueix a la captació de talent.
  • Fidelització i servei: el portal ha de motivar visites repetides d'usuaris (fidelització) per a públics com ara alumnis i empreses col·laboradores. 
  • Compliment normatiu: indicadors de qualitat, portal de transparència, seu electrònica, memòries institucionals, normativa RGPD, galetes, accessibilitat, etc.

1. Comitè Estratègic de Seguiment del Portal

El Comitè Estratègic de Seguiment del Portal és l'òrgan en el qual el Consell de Direcció delega totes les decisions estratègiques referents al portal, amb les funcions següents:
 

  • Transmetre els objectius i les accions estratègiques aprovats pel Consell de Direcció que tenen implicació en el portal.
  • Assegurar-se que el portal respon al conjunt de la missió i el pla estratègic de la UOC, així com a les necessitats i expectatives de tots els seus públics objectius.
  • Aprovar la proposta d'assignació i priorització de pressupost i altres recursos.
  • Aprovar el pla operatiu de continguts i millora contínua del portal.
  • Avaluar resultats i KPI associats al portal.
  • Identificar i monitorar riscos significatius.
  • Supervisar i assegurar la implementació efectiva de la governança corporativa del portal.
     

2. Comitè Operatiu de Seguiment del Portal

El Comitè Operatiu de Seguiment del Portal és l'òrgan en el qual el Comitè Estratègic de Seguiment del Portal delega la definició, la implementació i el seguiment del pla de continguts i accions de millora del portal:
 

  • Definir el pla de continguts i millora contínua del portal.
  • Implementar i monitorar accions acordades en el pla del portal.
  • Definir i monitorar KPI.
  • Monitorar el retorn i el comportament dels usuaris (actuals i potencials).
  • Elevar els riscos significatius, les propostes de noves polítiques i els protocols al Comitè Estratègic de Seguiment del Portal.
  • Assegurar-se del compliment normatiu del portal (galetes, accessibilitat, etc.).
  • Assegurar-se que tots els continguts del portal representen la marca i els valors de la UOC.
  • Coordinar decisions i comunicacions relatives al portal entre la comunitat interna de la UOC.
     

3. Rols

Diferenciem tres tipus de rols (information ownercontent owner i content editor) com a part fonamental de la governança col·laborativa del portal. L'objectiu és assegurar-nos que els continguts de cada espai del portal tinguin clarament identificats els seus referents amb una atribució clara i eficient de responsabilitats, requisit imprescindible perquè els continguts publicats siguin rellevants, de qualitat i estiguin actualitzats.

Aquests rols hauran de seguir existint en el temps ja que són rols que facilitaran la millora i la renovació contínua de continguts.
 

Information owner
  • És l'expert responsable de proporcionar els principals missatges i continguts d'una secció específica del portal des d'una visió estratègica.
  • És l'últim responsable de la informació i de la seva actualització.
  • És el responsable del què, no del com.
  • És un agent clau en la definició del brífing del projecte.
     
Content owner
  • S'encarrega d'actualitzar els continguts d'una secció determinada del portal i de garantir-ne la qualitat en el temps.
  • Fa canvis puntuals al portal seguint les plantilles existents.
  • Sovint és l'intermediari entre l'information owner i el content editor.
     
Content editor
  • És expert a traslladar el contingut de manera òptima al format web.
  • Proporciona les plantilles per als espais del portal.
  • Té un alt coneixement del CMS i segueix best practices d'UX i SEO.
  • Desenvolupa el seu paper amb el suport dels especialistes (SEO, UX, analítica¿) que formen part de l'equip web.
  • Es responsabilitza dels espais estratègics del portal, havent-ho consensuat amb el Comitè Operatiu de Seguiment del Portal.

1. Model d'anàlisi de la situació web

Aquest model preveu l'anàlisi, tant pròpia com d'altres agents del sector, de qüestions SEO i web perquè serveixi com a punt de partida per a qualsevol iniciativa de millora del portal. Aquesta anàlisi preveu els aspectes següents:

Anàlisi de la competència o d'altres referents

  • Benchmarking
  • Keyword research de la competència o d'altres referents

Anàlisi interna

  • Analítica web
  • SEO
  • Comportament de l'usuari

2. Circuit de projectes web

Comprèn des del moment en què sorgeix la necessitat fins a la seva implementació. Durant tot aquest procés és molt important l'acompanyament de l'equip web i de l'information owner com a agent clau en la definició de la necessitat (brífing) i en la validació de la proposta web. Consta de quatre grans fases:


  1. Contacte amb l'equip web
  2. Classificació de la necessitat per part de l'equip web
  3. Planificació de la necessitat per part de l'equip web
  4. Desenvolupament de la millora per part dels equips implicats

3. Criteris per a la publicació d'un espai web

Aquests principis responen a la pregunta "Què ha de tenir un espai per ser publicat?". Recullen els aspectes següents:


  1. Objectius: tot web ha de tenir una intencionalitat que el connecti amb la seva audiència.
  2. Públics: cal conèixer l'audiència i les seves necessitats per vincular-les amb la nostra proposta de valor.
  3. Context: cal considerar els referents web, els KPI i el comportament dels usuaris determina que una solució web sigui òptima.
  4. User-centered: tenir en compte les necessitats dels usuaris és clau per incrementar-ne la satisfacció al web.
  5. Perdurabilitat: els continguts han de ser sostenibles en el temps. L'actualitat l'aportaran les notícies, els ítems d'agenda i les xarxes socials.
  6. Accessibilitat: l'accessibilitat beneficia el mateix web, i el fa més lleuger i adaptable a diferents dispositius i navegadors.
  7. SEO: per ser visibles a Google calen enllaços entrants i considerar consultes i intenció de cerca de forma coherent amb l'estratègia de posicionament SEO de la Universitat.
  8. Mobile first: els continguts dissenyats a partir d'una visualització mòbil generen una experiència d'usuari millor.
  9. No dispersió: és millor pocs URL, estratègics i molt treballats que dispersar massa els missatges. La dispersió comporta un risc elevat de canibalització al rànquing de Google.
  10. Manteniment sostenible: tot espai publicat ha de ser governable, mantenible i mesurable.